Como calcular a folha de pagamento em 2026: INSS, IRRF, FGTS e descontos, passo a passo

Qual é a ordem de cálculo da folha de pagamento?

A ordem importa: o IRRF é calculado depois do INSS, porque a contribuição previdenciária é dedutível da base do imposto (Lei nº 9.250/1995, art. 4º).

1. Proventos: salário do mês, horas extras, adicional noturno, o reflexo das horas extras no descanso semanal remunerado (DSR) e outros adicionais.
2. Descontos de tempo: faltas injustificadas e atrasos, que reduzem também a base do INSS e do FGTS.
3. INSS do empregado: tabela progressiva de 2026, faixa a faixa, limitada ao teto.
4. IRRF: base = bruto − INSS − dependentes (ou o desconto simplificado, se for melhor); depois, o redutor da Lei nº 15.270/2025.
5. Outros descontos: vale-transporte, plano de saúde, adiantamento, pensão alimentícia.
6. Líquido = proventos − descontos. O FGTS e o INSS patronal ficam fora do contracheque: são custo da empresa.

As faixas completas, a parcela a deduzir e a comparação com 2025 estão na tabela do INSS e do IRRF 2026.

Como calcular hora extra e o reflexo no DSR?

A Constituição garante que a hora extra seja paga no mínimo 50% acima da hora normal (art. 7º, XVI), e a CLT limita a jornada extra a duas horas por dia (art. 59). Para o mensalista, a hora normal é o salário dividido por 30 vezes a jornada diária (CLT, art. 64): na jornada de 44 horas semanais, isso dá o divisor 220.

As horas extras habituais também aumentam o descanso semanal remunerado: a Lei nº 605/1949 manda computá-las na remuneração do repouso (art. 7º, "a"), no mesmo sentido da Súmula 172 do TST. A conta usual divide o valor das horas extras do mês pelos dias úteis e multiplica pelos domingos e feriados.

Exemplo: 10 horas extras sobre um salário de R$ 2.200,00

• Hora normal: R$ 2.200,00 ÷ 220 = R$ 10,00.
• 10 horas extras a 50%: 10 × R$ 10,00 × 1,5 = R$ 150,00.
• Reflexo no DSR, num mês com 25 dias úteis e 5 domingos e feriados: R$ 150,00 ÷ 25 × 5 = R$ 30,00.
• Total das horas extras no mês: R$ 180,00, que entram na base do INSS, do IRRF e do FGTS.

Entre 22h e 5h, o adicional noturno é de pelo menos 20% sobre a hora diurna, e a hora noturna conta 52 minutos e 30 segundos (CLT, art. 73).

Como descontar faltas e atrasos?

Falta justificada não desconta: é o caso das ausências do art. 473 da CLT (casamento, falecimento de familiar, doação de sangue, entre outras) e da doença comprovada (Lei nº 605/1949, art. 6º, § 1º). A falta injustificada custa em dobro: o dia não trabalhado e o repouso semanal daquela semana, que só é devido a quem cumpriu integralmente o horário da semana (Lei nº 605/1949, art. 6º).

Para o mensalista, o dia vale o salário dividido por 30 (Lei nº 605/1949, art. 7º, § 2º). Com salário de R$ 3.000,00, uma falta injustificada desconta R$ 100,00 do dia e mais R$ 100,00 do DSR: R$ 200,00. O desconto também reduz a base do INSS e do FGTS.

Como calcular o INSS do empregado em 2026?

O INSS do empregado é progressivo por faixa: cada alíquota incide só sobre a parte do salário que cai na faixa dela, como no imposto de renda. As faixas de 2026 são as do Anexo II da Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026, publicada no DOU de 12/01/2026, e valem desde a competência janeiro de 2026 (art. 7º).

Exemplo: salário de R$ 4.000,00

• R$ 1.621,00 × 7,5% = R$ 121,575
• (R$ 2.902,84 − R$ 1.621,00) × 9% = R$ 1.281,84 × 9% = R$ 115,3656
• (R$ 4.000,00 − R$ 2.902,84) × 12% = R$ 1.097,16 × 12% = R$ 131,6592
• Total: R$ 368,5998, arredondado para R$ 368,60 (alíquota efetiva de 9,2%).

Acima do teto de R$ 8.475,55 o desconto para de crescer: a contribuição máxima do empregado em 2026 é R$ 988,09.

Como calcular o IRRF sobre o salário em 2026?

O imposto é retido a cada pagamento, somando o que a mesma fonte pagou no mês (Lei nº 7.713/1988, art. 7º, § 1º) — por isso vale a regra do mês em que o salário é pago. A base pode ser montada de dois jeitos, e a empresa usa o que der menos imposto (Lei nº 9.250/1995, art. 4º, § 2º):

• Deduções legais: bruto − INSS − R$ 189,59 por dependente − pensão alimentícia judicial, quando houver.
• Desconto simplificado: bruto − R$ 607,20, sem comprovar nada.

Sobre a base aplica-se a tabela progressiva mensal, a mesma desde maio de 2025, e depois o redutor da Lei nº 15.270/2025: rendimento tributável de até R$ 5.000,00 no mês fica com imposto zero; entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00, a redução é de R$ 978,62 − 0,133145 × o rendimento. O redutor usa o rendimento bruto, não a base, e nunca passa do imposto calculado.

Exemplo 1: salário de R$ 4.000,00, sem dependentes

• Deduções legais: R$ 4.000,00 − R$ 368,60 = R$ 3.631,40 → × 15% − R$ 394,16 = R$ 150,55.
• Simplificado: R$ 4.000,00 − R$ 607,20 = R$ 3.392,80 → × 15% − R$ 394,16 = R$ 114,76 (menor, fica este).
• Redutor: rendimento de até R$ 5.000,00 reduz até R$ 312,89, limitado aos R$ 114,76.
• IRRF a reter: R$ 0,00. Em 2025, o mesmo salário retinha R$ 114,76.

Exemplo 2: salário de R$ 6.000,00, sem dependentes

• INSS pela tabela de 2026: R$ 641,51.
• Deduções legais: R$ 6.000,00 − R$ 641,51 = R$ 5.358,49 → × 27,5% − R$ 908,73 = R$ 564,85 (o simplificado daria R$ 574,29).
• Redutor: R$ 978,62 − 0,133145 × R$ 6.000,00 = R$ 978,62 − R$ 798,87 = R$ 179,75.
• IRRF a reter: R$ 564,85 − R$ 179,75 = R$ 385,10.

Imposto calculado de até R$ 10,00 não é retido (Lei nº 9.430/1996, art. 67).

FGTS e vale-transporte: quem paga o quê?

O FGTS é depósito do empregador: 8% da remuneração paga ou devida no mês, incluído o 13º, na conta vinculada do empregado (Lei nº 8.036/1990, art. 15). Não é descontado do salário. No contrato de aprendizagem, a alíquota é de 2% (art. 15, § 7º).

O vale-transporte funciona ao contrário: o empregado participa com até 6% do salário básico, e a empresa paga o que passar disso (Lei nº 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único) — se as passagens custam menos que os 6%, desconta-se só o custo. O benefício não tem natureza salarial e não entra na base do INSS nem do FGTS (art. 2º).

O contracheque completo: salário de R$ 4.000,00

Como entram o 13º salário e as férias?

13º salário: 1/12 da remuneração de dezembro por mês trabalhado, e a fração de 15 dias ou mais conta como mês inteiro (Lei nº 4.090/1962, art. 1º). A primeira parcela, metade do salário do mês anterior, sai entre fevereiro e novembro; a segunda, até 20 de dezembro (Lei nº 4.749/1965, arts. 1º e 2º). O INSS do 13º é calculado em separado, sobre o valor bruto (Lei nº 8.620/1993, art. 7º, § 2º), e o IRRF é exclusivo na fonte, com o redutor de 2026 (Lei nº 9.250/1995, art. 3º-A, § 3º).

Férias: a cada 12 meses de contrato, 30 dias corridos para quem não faltou mais de 5 vezes sem justificativa (CLT, art. 130), pagos com um terço a mais (Constituição, art. 7º, XVII) até 2 dias antes do início (CLT, art. 145). Um salário de R$ 3.000,00 dá R$ 4.000,00 de férias antes dos descontos. O empregado pode converter 1/3 dos dias em dinheiro, o abono pecuniário (CLT, art. 143).

Quanto a empresa paga de encargos sobre a folha?

Fora do Simples Nacional (lucro presumido ou real), a empresa recolhe sobre o total da remuneração, sem teto:

Exemplo, comércio no lucro presumido com RAT de 2% e FAP 1,0, salário de R$ 4.000,00: R$ 800,00 de INSS patronal + R$ 80,00 de RAT + R$ 232,00 de terceiros + R$ 320,00 de FGTS = R$ 1.432,00 por mês, sem contar as provisões de 13º e férias.

No Simples Nacional, a contribuição patronal (CPP) vai dentro do DAS e a empresa é dispensada das contribuições a terceiros (LC nº 123/2006, art. 13, VI e § 3º); FGTS, INSS do empregado e IRRF continuam fora do DAS (art. 13, § 1º). A exceção são as atividades do Anexo IV — construção de imóveis e obras de engenharia, vigilância, limpeza e conservação, e advocacia —, que recolhem a CPP à parte (art. 18, § 5º-C). Veja também o Simples Nacional na reforma tributária.

Quais são os prazos da folha de pagamento?

Como os eventos viram DCTFWeb e guia do FGTS Digital está no guia do eSocial. Para escritórios com vários clientes, veja o Painel do Contador.

Perguntas frequentes