MDF-e: quando é obrigatório, como encerrar e os erros mais comuns

O que é o MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), modelo 58, foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/2010 no lugar do Manifesto de Carga em papel (modelo 25). Enquanto a NF-e documenta a venda e o CT-e documenta o frete, o MDF-e documenta a viagem: amarra num só documento o veículo, os condutores, o percurso e todas as NF-e e CT-e que estão sendo transportados, separados pelo município onde cada carga desce.

Toda autorização de MDF-e é feita pelo ambiente da Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS), que presta o serviço para todos os estados; o credenciamento do emitente continua sendo responsabilidade da SEFAZ do seu estado (MOC do MDF-e 3.00b). Desde 30 de junho de 2024, a autorização é só síncrona: o serviço de lote assíncrono foi desligado (NT 2024.001).

Quem é obrigado a emitir o MDF-e?

Pela cláusula terceira do Ajuste SINIEF 21/2010, o MDF-e deve ser emitido no término do carregamento e antes do início do transporte:

• por quem emite CT-e — a transportadora, que manifesta as cargas de terceiros que leva;
• por quem emite NF-e e transporta os próprios bens em veículo próprio ou arrendado, ou contratando transportador autônomo de cargas (TAC). Quando quem busca a mercadoria é o destinatário, e ele emite NF-e, a obrigação é dele (§ 7º).

Na subcontratação, só emite o transportador que gerencia o serviço — quem tem os dados do veículo, da carga, do motorista e da logística (§ 6º). O TAC pode emitir o próprio MDF-e pelo regime da Nota Fiscal Fácil, e esse manifesto pode conviver com o do contratante (§ 10).

Quando o MDF-e não é obrigatório

• No transporte de veículo novo não emplacado que se desloca por meios próprios (cláusula terceira-A).
• No caso de quem emite NF-e: o MEI, a pessoa física ou jurídica não inscrita no cadastro do ICMS, o produtor rural com Nota Fiscal Avulsa eletrônica ou NF-e da Nota Fiscal Fácil e o contratante quando o TAC emite o MDF-e pela Nota Fiscal Fácil.

Quem não é contribuinte do ICMS e despacha bens sem nota fiscal usa outro documento: a DC-e, a declaração de conteúdo eletrônica.

Um novo manifesto também é exigido quando há transbordo, redespacho, subcontratação, troca do veículo ou do contêiner, inclusão de novas mercadorias ou documentos e retenção imprevista de parte da carga (§ 1º). E a regra é um MDF-e para cada UF de descarregamento (§ 2º), com exceção para a viagem que leva, ao mesmo tempo, carga própria com NF-e e carga de terceiros com CT-e, ou que é feita por TAC contratado por mais de um contratante (§ 2º-A).

O que vai no MDF-e e o que é o DAMDFE?

• Tipo de emitente: 1 prestador de serviço de transporte, 2 transportador de carga própria (quem emite NF-e) e 3 transportadora que vai emitir CT-e globalizado depois.
• Modal: rodoviário, aéreo, aquaviário ou ferroviário.
• Percurso: UF de carregamento, UF de descarregamento e as UFs do meio, na ordem da origem para o destino.
• Documentos: para cada município de descarregamento, as chaves das NF-e e dos CT-e que descem lá.
• Veículo e condutores: placa do veículo de tração e dos reboques, e CPF e nome de cada condutor.
• No rodoviário de transportadora: RNTRC, seguro da carga, contratantes, CIOT e informações de pagamento do frete, conforme o caso.

O DAMDFE é o documento auxiliar que acompanha a carga e permite ao Fisco conferir os documentos vinculados ao manifesto (cláusula décima primeira). Ele pode ser apresentado em meio eletrônico, exceto quando o MDF-e foi emitido em contingência (§ 5º). Na contingência, o DAMDFE vai impresso em papel comum com a expressão "Contingência", e o MDF-e precisa ser transmitido assim que o problema acabar, em no máximo 168 horas da emissão (cláusula décima segunda).

Quais são os eventos do MDF-e?

Cancelamento, encerramento, inclusão de motorista e inclusão de DF-e são de registro obrigatório pelo emitente quando o fato acontece (cláusula décima segunda-B). Trocar o motorista não exige outro manifesto: basta o evento de inclusão de condutor (cláusula décima quarta-A). Já a inclusão de NF-e depois do início da viagem, no transporte intermunicipal de quem emite NF-e, depende de autorização da UF (cláusula terceira, § 9º).

Quando e como encerrar o MDF-e?

O encerramento é o evento que marca o fim da vigência do MDF-e (cláusula décima quarta). Ele deve ser registrado:

• ao término do último descarregamento descrito no manifesto;
• quando houver transbordo, redespacho, subcontratação ou troca do veículo ou do contêiner;
• na retenção imprevista e parcial da carga;
• quando entrarem novas mercadorias para a mesma UF de descarregamento.

O evento 110112 leva a data, a UF e o município (código do IBGE) onde a viagem terminou de fato. A SEFAZ recusa município que não pertence à UF informada (614), data de encerramento anterior à autorização (615) e manifesto já encerrado (609); no exterior, o município é 9999999 (689). Se o emitente não encerrar, o Fisco pode encerrar de ofício (§ 1º) e, desde 13 de dezembro de 2023, o transportador declarado no documento também pode, ficando responsável pelos efeitos do ato (§ 3º).

Qual é o prazo para cancelar o MDF-e?

O MDF-e pode ser cancelado em até 24 horas da autorização, desde que o transporte não tenha começado (cláusula décima terceira). Depois disso, a SEFAZ rejeita com o código 220, a menos que o Fisco libere o prazo. Manifesto encerrado não se cancela (609), nem aquele com circulação já registrada (219). Encerrar é o fim normal de uma viagem que aconteceu; cancelar é declarar que ela não aconteceu.

No sentido inverso também há trava: um CT-e que consta de MDF-e autorizado não pode ser cancelado enquanto o manifesto não for cancelado. E, a critério de cada UF, o pedido de cancelamento fora do prazo pode ser aceito (cláusula décima terceira, § 7º).

Quais são as rejeições mais comuns do MDF-e?

Além das recusas comuns a qualquer documento eletrônico — assinatura, certificado, schema, explicadas no guia de rejeições da SEFAZ —, estas são as mais ligadas ao manifesto, pelo MOC do MDF-e e pelas notas técnicas:

• Manifesto anterior não encerrado (611, 662, 462 e 686) — o campeão, explicado acima.
• Percurso inválido (663): as UFs de percurso precisam seguir a ordem da origem para o destino, considerando as divisas possíveis.
• Seguro da carga ausente (698) ou incompleto (699): no rodoviário, é obrigatório para o prestador de serviço de transporte e para quem vai emitir CT-e globalizado.
• RNTRC ausente em operação interestadual de transportadora (688), inexistente (681), em situação irregular (682) ou sem a placa de tração vinculada (683) — regras que cada UF pode ativar.
• Carga lotação, com um único documento transportado: a transportadora precisa informar o NCM do produto predominante (301) e as informações de pagamento do frete (302), pela NT 2025.001.
• Chave antiga: NF-e ou CT-e com ano e mês de emissão anteriores a seis meses da autorização do manifesto (519 e 518).
• Condutor com CPF inválido (645) ou repetido (577), e cavalo mecânico sem reboque informado (523).

Perguntas frequentes