Manifestação do destinatário e download das notas de entrada (Distribuição DF-e)

O que é a manifestação do destinatário?

Toda NF-e tem um destinatário. A manifestação do destinatário é o conjunto de eventos com que ele declara à SEFAZ se a operação descrita na nota aconteceu: está prevista nas cláusulas décima quinta-A a décima quinta-C do Ajuste SINIEF 7/2005 e detalhada na NT 2020.001, que também estendeu o serviço à pessoa física (CPF).

Ela serve a três lados. Ao destinatário, permite contestar nota que ele não pediu e libera o download do XML completo. Ao emitente, dá a notícia de que a mercadoria chegou — e, com a confirmação, ele não pode mais cancelar a nota. Ao Fisco, confirma que a operação de fato ocorreu. O registro é feito com o certificado digital do destinatário, pelo web service de eventos ou pelo Portal Nacional da NF-e.

Quais são os quatro eventos e o que cada um declara?

A Operação não Realizada é o caso típico da mercadoria recusada no recebimento — situação em que, pela NT 2020.001, não cabe ao destinatário emitir nota de devolução. Já quando há devolução total ou parcial, além da nota de devolução, o destinatário pode registrar a Confirmação da Operação.

Qual é o prazo para manifestar?

A manifestação conclusiva pode ser retificada: cada um dos três eventos conclusivos pode ser registrado até duas vezes por nota, e vale sempre o registro mais recente (§ 2º, na redação do Ajuste SINIEF 43/2023, em vigor desde 1º de agosto de 2024). As retificações precisam acontecer em até 30 dias da primeira manifestação (§ 3º) — e, pela NT 2020.001, dentro do prazo de 90 dias da autorização.

Quem é obrigado a manifestar?

A cláusula décima quinta-B atribui ao destinatário o registro dos eventos, observado o cronograma do Anexo II — e cada UF pode exigir a manifestação também de outros contribuintes (§ 2º). Pelo Anexo II, a manifestação conclusiva é obrigatória para o destinatário de toda NF-e que:

• exige o grupo de combustíveis, na circulação destinada a distribuidoras (desde 1º de março de 2013) e a postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas (desde 1º de julho de 2013) — com exceção dos lubrificantes, pela NT 2020.001;
• acoberta álcool para fins não combustíveis transportado a granel (desde 1º de julho de 2014);
• acoberta, com destino a distribuidor ou atacadista, cigarros, bebidas alcoólicas (inclusive cervejas e chopes), refrigerantes e água mineral (desde 1º de agosto de 2015).

Por que a manifestação é um ato que não se desfaz?

Manifestar é uma declaração jurídica da empresa, assinada com o certificado digital dela e registrada na SEFAZ. Não existe evento de cancelamento de manifestação: a única correção prevista é a retificação dos eventos conclusivos, com os limites de duas ocorrências por evento e de 30 dias. Por isso, cada evento pede cuidado:

• Confirmação: a partir dela, o emitente não consegue mais cancelar a nota — o destinatário assume que a operação aconteceu.
• Desconhecimento: é uma declaração formal contra o emitente, de que a operação não foi pedida. Só não vale para NF-e cancelada ou denegada (651).
• Operação não Realizada: exige justificativa, que vai para a SEFAZ.
• Ciência: não é aceita depois de uma manifestação conclusiva (655), e, uma vez registrada, obriga o destinatário a registrar depois uma das três conclusivas (cláusula décima quinta-C, § 5º).

Como baixar as notas de entrada pela Distribuição de DF-e?

O web service NFeDistribuicaoDFe, do Ambiente Nacional, entrega a cada ator da NF-e os documentos de seu interesse que ele não gerou (NT 2014.002). Pode ser usado por pessoa jurídica ou física com certificado digital; a empresa é autenticada pelo CNPJ base e pode consultar qualquer estabelecimento com o mesmo CNPJ base.

• Destinatário: antes de se manifestar, recebe só o resumo da NF-e — e o evento de cancelamento, se houver. O XML completo vem depois da Ciência, da Confirmação ou da Operação não Realizada.
• Transportador informado na nota e terceiros autorizados no grupo autXML: recebem a NF-e completa — é assim que o escritório de contabilidade baixa as notas dos clientes, como explica o guia XML dos clientes para o contador.
• Emitente: recebe os eventos de manifestação que os destinatários registraram nas notas dele.

O NSU e as regras que evitam o bloqueio

• Cada documento entregue ganha um NSU (Número Sequencial Único) do interessado. A consulta informa o último NSU recebido (ultNSU) e continua de onde parou, até alcançar o maior NSU disponível (maxNSU).
• Os documentos ficam disponíveis por até 90 dias depois de chegarem ao Ambiente Nacional; com ultNSU zerado, a consulta traz só os últimos três meses. Nota que passou do prazo não é mais recuperada por esse caminho.
• Quando não há nada novo (cStat 137), é preciso esperar uma hora antes de consultar de novo. Consultar antes gera a rejeição 656 — Consumo indevido, que bloqueia o CNPJ por uma hora; insistir dentro da janela reinicia a contagem.
• Consultas pontuais, por chave de acesso ou por NSU, têm limite de 20 por hora.
• Se mais de um sistema da empresa consulta o mesmo CNPJ, todos precisam seguir a mesma sequência de NSU — do contrário, também é uso indevido.

Como a manifestação alimenta a escrituração e o crédito de impostos?

Nota de entrada que não chega ao escritório não é escriturada — e crédito que não é escriturado não é aproveitado. No ICMS, o direito ao crédito está condicionado à idoneidade da documentação e, se for o caso, à escrituração nos prazos da legislação, e se extingue cinco anos depois da emissão do documento (LC 87/1996, art. 23). O XML completo, liberado pela manifestação, é o que alimenta a escrituração das entradas no SPED Fiscal.

Com a reforma tributária, a exigência fica explícita: a apropriação de créditos de IBS e CBS está condicionada à comprovação da operação por documento fiscal eletrônico idôneo, e o crédito corresponde, em regra, aos valores destacados no documento de aquisição e efetivamente extintos (LC 214/2025, art. 47, § 1º, II, e § 2º). Receber, conferir e manifestar as notas de entrada deixa de ser rotina de almoxarifado e passa a ser parte da apuração.

Perguntas frequentes